Em uma empresa de contabilidade, todo cuidado com a gestão de arquivos e documentos ainda é pouco. Isso porque qualquer dado impreciso pode custar enormes prejuízos para seus clientes.
O que fazer então se, da noite para o dia, todos os funcionários de uma mesma empresa de contabilidade precisassem trabalhar de casa?
Foi o que aconteceu recentemente aqui na Seteco Consultoria Contábil onde, semelhante a outras companhias, aderiu ao distanciamento social em combate ao Covid-19, realocando 150 funcionários em trabalho remoto, em apenas 12 horas.
Como foi feito? Entenda mais detalhes desta história a seguir.
Contabilidade integrada à tecnologia
Foi o DNA digital da nossa empresa de contabilidade que permitiu a área de tecnologia da informação (TI) conectar toda a equipe, em segurança e sem perdas aos clientes, com soluções imediatas e com o avião no ar.
Para facilitar o trabalho, foram enviados para a casa dos funcionários os computadores, monitores e notebooks que eles usavam na empresa.
Os maiores desafios foram assegurar a confidencialidade e a integridade dos dados de clientes – muitos deles sigilosos, evitar vazamento e ataques cibernéticos, e ainda manter os altos índices de produtividade e performance das equipes.
Rede VPN garante acesso seguro
Uma das primeiras medidas foi contratar uma rede em nuvem particular, uma VPN, que trouxe uma série de vantagens.
Como a possibilidade de manter os acessos monitorados e criptografados. Isso garante a segurança das informações, uma vez que para ter acesso aos programas e conteúdos o funcionário, necessariamente, precisa fazer login e senha em sua máquina. Outro benefício foi o de migrar o ramal de telefone diretamente para a casa do colaborador.
E para que a conexão da internet não fosse prejudicada, foi contratado um link de dez gigas full de internet, que foram distribuídos entre todos os funcionários, e colocado à disposição modens 4G com chip de celular para quem precisasse. Isso porque na empresa os links de internet são por fibra ótica, 100% dedicados e com SLA reduzido.
Aplicativos foram virtualizados
Já para garantir acesso remoto aos softwares internos, a equipe de TI virtualizou os aplicativos, em uma dinâmica imperceptível aos usuários. Primeiro migrou os programas que já estavam em uma nuvem privada interna – por medidas de prevenção – para uma nuvem privada externa.
Foi preciso também alocar 20 núcleos de processadores, com 64 gigabytes de memória RAM, em um servidor virtual. Tudo para dar conta aos três terabytes de programas existentes na Seteco.
Nessa alteração temporária, foram migrados, por exemplo, aplicativos de base de cálculos tributários e contábeis, processamento de folha de pagamento como admissões e rescisões, férias, entre outros sistemas importantes utilizados no dia a dia dos contadores e administradores.
Já documentos e arquivos contábeis digitais, como notas fiscais, foram mantidos nos servidores da empresa. O acesso passou a ser feito de forma segura, garantido pelo uso da VPN, sem necessidade do uso de aplicativos, como google drive ou Dropbox, em que as informações ficam em servidores de terceiros.
Manual e suporte técnico dão apoio aos funcionários
Os funcionários receberam manuais com procedimentos e protocolos, de como ativar a VPN nas máquinas, por exemplo. A equipe de TI também abriu um suporte técnico exclusivo para o esclarecimento de dúvidas e a solução de possíveis problemas.
As reuniões com os clientes, antes presenciais, passaram a ser virtuais por meio de aplicativos usados pelo mercado. Com eles, os encontros internos e com os clientes ficam gravados e documentados. O pessoal tem feito até happy hour e celebrado aniversários.
As informações contábeis, fiscais e financeiras dos clientes e colaboradores são um dos nossos principais ativos. Garantir a segurança de dados durante a migração para o home office foi o maior desafio.
Sem todas essas medidas implementadas pelo setor de tecnologia, os processos estariam sujeitos a invasões e poderia haver vazamento de dados importantes da contabilidade de muitas empresas.
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