Nota fiscal emitida errada: o que fazer?

Erros acontecem e, no mundo dos negócios, é preciso corrigir as falhas para não arcar com consequências indesejáveis para a empresa.

A nota fiscal eletrônica é um dos documentos mais importantes dos processos diários da contabilidade, por isso todo cuidado é pouco quando falamos de atividades que envolvam compra ou venda de produtos.

Se uma nota fiscal for emitida errada é importante saber o que fazer. Em alguns casos é possível alterá-la, em outros, é necessário cancelar. Cada opção tem seus prazos e regras específicos, por isso o time de contadores da Seteco está à disposição para orientar sobre todas as possibilidades. Fale conosco!

Cancelamento da nota fiscal emitida errada

É possível cancelar a NFe quando a mercadoria não está em circulação e o prazo ainda é válido.

Geralmente, você poderá cancelar uma nota fiscal em até 24 horas a partir da data de emissão do documento. Essa opção inclui os erros em cálculos fiscais, falta de informações ou mesmo desistência.

Para cancelar e emitir um novo documento, é preciso respeitar algumas condições, entre eles a autorização da nota pela Secretaria de Estado da Fazenda. Caso o cliente já tenha recebido a NFe, será necessário procurar a Receita antes de realizar algum ajuste, além de avisá-lo que uma nova nota será emitida e enviada.

Se o prazo expirar, você ainda pode procurar o Sefaz e começar um processo administrativo para fazer o cancelamento, mas alguns valores de multa poderão ser cobrados.

Carta de correção eletrônica

Mesmo que a NFe já tenha sido autorizada pela Secretaria da Fazenda é possível corrigir algumas informações por meio da carta de correção eletrônica (CC-e).

O recurso costuma ser utilizado para erros simples, e por isso a correção pode ser feita até 20 vezes.

A carta pode ser emitida até 30 dias após a autorização da Sefaz. Nenhuma impressão será necessária, uma vez que sua menção é digital e fica registrada na chave da nota original. Os casos em que os ajustes são possíveis, sempre em cima de uma NFe autorizada, envolvem: a natureza da operação da nota (CFOP), inserção de dados adicionais, dados da transportadora, entre outros.

Na CC-e não é possível alterar valores da nota ou tributações impostas. Ela não corrige variáveis como alíquotas, base de cálculo e quantidade da mercadoria, assim como não modifica dados cadastrais ou a data de saída ou emissão da nota.

Nota fiscal complementar

Quando não é mais possível cancelar, mas você precisa acrescentar alguma informação que ficou incompleta, vale acionar a nota fiscal complementar.

Esse tipo de nota pode ser emitido para acrescentar valores de preço ou quantidade de mercadorias ou para corrigir impostos no caso de erros de cálculo ou classificação fiscal. Também são possíveis ajustes de valores no contrato de câmbio, no caso de exportações.

Neste caso, as alterações estão sempre relacionadas aos números. Sendo assim, você terá a NFe original e a NFe complementar, que, juntas, terão um valor total e real de determinada operação. Alguns cuidados são necessários para preenchê-la, portanto utilize-a quando não houver nenhuma outra alternativa para corrigir o erro.

Dependendo da quantidade de notas fiscais que a empresa emitir mensalmente, é recomendável adquirir um software para a emissão e organização destes documentos. Eles aumentam a produtividade da equipe responsável e ainda ajudam a evitar possíveis erros. A Asplan, spin off da Seteco, oferece este e outros serviços aqui.

Embora seja um processo do dia a dia, contar com o auxílio de um profissional de contabilidade faz toda a diferença para manter a dinâmica de trabalho e evitar que uma nota fiscal emitida errada possa causar transtornos para a empresa.