A emissão de notas fiscais é um processo relativamente simples, mas que exige atenção por parte do empresário e da equipe responsável pela tarefa.
Por ser uma obrigação, é essencial mantê-la em dia, evitar problemas com a fiscalização, pagar os impostos corretamente e ter tranquilidade para focar no crescimento do negócio. Caso isso não aconteça, você pode sofrer algumas consequências, como o pagamento de multas e a perda de credibilidade no mercado.
Dúvidas sobre emissão de notas fiscais? Fale com a Seteco! Nossos especialistas estão à disposição para auxiliar o processo para diversos segmentos.
Para você não cair nas principais armadilhas da emissão de notas fiscais, preparamos um guia com os 6 erros mais frequentes. Confira!
Emissão de notas fiscais: evite os principais erros
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Não emitir nota fiscal
A não emissão de notas fiscais constitui sonegação fiscal, é passível de multas e outras consequências mais graves. A única exceção é para o Microempreendedor Individual (MEI) que vende para pessoa física e não precisa emitir. -
Confundir os tipos de notas fiscais
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) está relacionada à prestação de serviço. Academias, oficinas de carro, cursos de idiomas e diversos outros estabelecimentos precisam emiti-la. Além disso, a NFS-e também é a nota que representa o mercado digital. Caso você venda cursos online será necessário emitir NFS-e para cada venda realizada. Como a NFS-e é um documento municipal, vale ficar atento às legislações e regras de cada prefeitura.A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento que substitui o cupom fiscal eletrônico e é emitida pelo varejo nacional. Por ser um documento regulamentado e emitido pelas Secretarias da Fazenda, existem particularidades em cada estado. Os comerciantes paulistas, por exemplo, precisam utilizar o SAT Fiscal, que é um dispositivo físico, para emitirem NFC-e em contingência.
Já a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) deve ser emitida na venda de produtos físicos.
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Utilizar certificados digitais improdutivos
O certificado digital identifica a empresa perante os órgãos públicos. Além disso, ele é utilizado para assinar documentos, como contratos e durante o processo de emissão de notas fiscais. A certificação digital permite que o empreendedor acesse o site da prefeitura e emita os seus documentos, mas é aí que alguns profissionais têm dúvida.A escolha do tipo de certificado não pode ser tomada de qualquer forma. Como já falamos no blog, você precisa analisar todas as características de cada modelo e entender qual faz mais sentido para o seu negócio.
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Confundir o DANFE com a nota fiscal
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação física da NF-e e não tem validade jurídica.
A nota fiscal eletrônica é um documento digital que valida as operações de circulação e de venda no Brasil. Sua informação mais importante é a “chave da nota”. O código é composto por 44 dígitos e possibilita a consulta e o download do XML da NF-e. O XML é o arquivo que você precisa armazenar por, pelo menos, 5 anos mais o ano vigente. -
Agrupar todas as vendas do mês em uma nota fiscal
Independente do seu regime tributário, cada venda precisa ter uma respectiva nota fiscal.
Além de evitar autuações da Receita Federal, o ato possibilita o cancelamento da nota fiscal e reembolso, que é um direito do consumidor. -
Preencher dados incorretamente
Qualquer informação errada pode invalidar a NF-e, atrapalhar o pagamento de impostos e causar retrabalho. Por isso, é necessário ter muita atenção.
Para evitar esses problemas, empresários focados no desempenho do negócio utilizam a emissão automática de nota fiscal.
Coloque em prática as dicas e faça de tudo para evitar estes erros durante a emissão de notas fiscais!
Não se esqueça! O contador é o profissional adequado para te ajudar a otimizar a sua rotina financeira e pensar nas melhores estratégias para o dia a dia do seu negócio, incluindo tarefas rotineiras de grande relevância para a companhia!
